Desde que registra una factura digital o electrónica destinada a UGR se le asocia un estado de tramitación que va cambiando con el tiempo según la operación que se haya realizado con ella en la universidad. Y, por web o correo electrónico, podrá conocer cada cambio de estado que se produzca.
Éstos son todos de los que recibirá información, por orden:
* REGISTRADA. Sólo si lo hizo a través de FACe. Consta registrada en FACe pero aún no ha sido recibida por UGR.
* SIN CENTRO. Si lo hizo a través de FACe y no indicó el centro de gasto universitario de destino (Órgano Proponente). Está a la espera de que lo proporcione, por el Portal de Facturas UGR. No ha sido aceptada aún por UGR.
* ACEPTADA. Ha sido registrada administrativamente en UGR, con revisión y aceptación inicial de sus datos. Normalmente, reciben este estado las facturas presentadas por el Portal de Facturas UGR, tras su revisión visual y validación por personal competente.
* ALTA EN RCF. Está registrada en UGR, en su registro administrativo y contable. Procedente de FACe o de su propio Portal de Facturas. RCF es Registro Contable de Facturas (el de UGR).
* VERIFICADA EN RCF. Verificación automática en UGR del formato e información de la factura.
* RECIBIDA EN DESTINO. Entregada en el centro responsable de la compra dentro de la UGR, el indicado en factura. Puede no ser el correcto, lo que podría suponer su Rechazo.
* CONFORMADA. El responsable de la compra en UGR la ha revisado y dado su conformidad para que sea tramitada y pagada a la mayor brevedad posible. Empieza a contar el plazo de legal de pago.
* TRAMITADA. El personal administrativo de la Unidad responsable en UGR ha registrado e introducido los datos de su factura en el sistema informático contable de UGR y queda pendiente de su revisión por el Servicio de Contabilidad central de UGR.
* CONTABILIZADA LA OBLIGACIÓN RECONOCIDA. Está validada por el Servicio de Contabilidad central de UGR y se reconoce la obligación de pagarla por parte de UGR. Entra a formar parte de los periodos y lotes de pago establecidos.
* PAGADA. Ya ha sido pagada, por el medio y entidad indicados en factura.
Y, en cualquier momento, puede recibir estos otros estados:
* RECHAZADA. Por algún motivo, que se le comunica, no se acepta la factura, se rechaza y no entra en el sistema contable universitario. Puede presentar una nueva corregida.
* SOLICITADA LA ANULACIÓN. Si Vd., como proveedor y autor de la factura, ha solicitado que se anule en UGR y no se tramite. Mientras no reciba respuesta a esta solicitud, su factura conservará alguno de los estados anteriores.
* ANULADA. La solicitud de anulación de la factura que presentó Vd. ha sido aceptada por UGR. Por tanto, queda anulada y no se tramitará. Puede presentar otra en su lugar.
